Prestations de numérisation

DMS ECM vous propose son service bureau pour vos besoins de traitements documentaires. Les missions du services bureau couvrent des besoins de numérisation pour l’archivage électronique, mais également des besoins de reconnaissance de contenu.

Les missions de DMS ECM sur la prestation de numérisation ne se limitent pas à la seule étape de numérisation.

En effet, le service bureau couvre toutes les attentes (prise en charge des documents, préparation, numérisation, indexation, restitution…) et apporte une méthodologie au traitement documentaire.

Une fois les traitements effectués, les documents peuvent être restitués ou détruits… en fonction des attentes initialement communiquées.

DMS ECM, grâce à ses solutions en mode cloud permet la mise en place de services hybrides, où les phases de numérisation, indexation, classement… peuvent être physiquement dissociées.

Ainsi nous réalisons pour nos clients les missions suivantes :

Prise en charge des Documents

Tout projet de prestation de numérisation de documents commence par une phase de collecte et de prise en charge des documents. DMS ECM, par ses collaborateurs expérimentés, réalise une première phase d’inventaire avant la prise en charge. Cette étape essentielle garantie les volumes des documents pris en charge.

Préparation des Documents

Selon la nature des documents, une préparation préalable est à réaliser. Cette phase consiste à homogénéiser les documents pour permettre une numérisation de masse. Les documents sont ainsi mis à plat, toutes les reliures sont retirées : agrafes, trombones…Des intercalaires sont insérés pour faciliter la remise en forme post numérisation.

Numérisation des Documents

Une fois les documents homogènes, les équipes réalisent la numérisation. Toutes les pages font l’objet d’un passage par un scanner de production. Les outils de numérisation, dédiés, assure une parfaite fiabilité dans la création des images. Des traitements d’images spécifiques sont réalisés à la numérisation, pour en optimiser l’exploitation.

L’accès aux Images

Après la numérisation, plusieurs traitements peuvent être opérés sur les fichiers :

  • Compression des fichiers pdf : (permet de réduire de plus de 20 fois la taille des fichiers pdf, sans altérer la qualité de consultation et d’impression),
  • Transformation OCR : traitement par un serveur OCR pour offrir au sein même du fichier pdf, la couche texte du document,
  • Indexation simple : classement des documents dans des dossiers et nommage des fichiers selon les règles définies,
  • Indexation complète : classement des documents avec une association de fichiers d’indexes (csv, xml…) selon les règles définies,

Les phases d’indexation peuvent être manuelles ou automatiques selon les documents à traiter. Certains traitements font l’objet d’une indexation pré-numérisation (technologies de LAD / RAD avec des gabarits développés par DMS ECM), réduisant les temps de saisie informatique.

Extraction de données

Une fois les documents numérisés, les données peuvent être extraites :

  • Cases à cocher,
  • Données dactylographiées,
  • Données Manuscrites,
  • Codes à Barres,
  •  Images,

Des Prestations de Qualité

Un contrôle qualité est réalisé pour chaque prestation :

  • Sur la base d’échantillonnage, les images et les indexes sont contrôlés,
  • Des règles Métiers sont appliquées sur les métadonnées pour simplifier les actions d’indexation,

Les images sont numérisées avec les derniers outils (Logiciels & Matériels) technologiques avec les options suivantes :

  • Numérisation 300 dpi,
  • Cadrage automatique selon les formats,
  • suppression des pages blanches avec gestion de paraphes de pages vierges,
  • Traçabilité des actions faites par les utilisateurs (notion importante pour le RGPD)
  • Détection de double prise papier par ultra-sons, garantissant qu’aucun document n’aura son équivalent numérique exact après la numérisation (également important pour le RGPD)