DMS ECM vous propose différentes solutions pour la numérisation de vos documents.

La numérisation est une phase essentielle dans le processus de dématérialisation. Un dysfonctionnement dès cette étape, initiale, peut altérer la suite de la chaîne de traitement.

Il existe plusieurs possibilités pour réaliser les numérisations : les scanners dédiés & les multifonctions MFP. Si les multifonctions permettent une centralisation de l’étape de numérisation, ils ne disposent pas de toutes les possibilités d’un scanner dédié. La numérisation doit assurer des fonctions clés dans le processus de numérisation.

Qualité des images

La numérisation sert l’intérêt de la transformation des documents papier en fichiers électronique. Cette transformation peut avoir plusieurs objectifs : exploiter le contenu (extraction de données, reconnaissance des caractères…) ou conserver les données. Afin de favoriser cette transformation et d’en permettre une parfait exploitation, la numérisation doit livrer des images de qualité.

Le scanner doit ainsi pouvoir créer des images de 300 dpi (résolution optimale pour les reconnaissance OCR), détecter automatiquement les formats (A4, A3…), restituer visuellement les attributs originaux (couleurs…).

Des fonctionnalités avancées doivent favoriser l’amélioration des images (lissage des caractères…), détection des formats, détection des couleurs…

Certains scanners appliquent des compressions aux fichiers, ce qui permet d’obtenir de très bonnes images pour des tailles raisonnables.

Numérisation Fiable

L’outil de numérisation (scanner) doit certifier que les pages, qui ont été introduites, ont toutes fait l’objet d’une création d’image. Les scanners sont dotés de capteurs qui permettent la détection des doubles alimentations (pages qui entrent par 2, documents pliés, reliés par des agrafes ou des trombones, post-it…). La sensibilité de ces capteurs ultrasons permet d’arrêter le scanner en cas de double alimentation et d’avoir une phase de numérisation totalement fiable. Cette fonctionnalités essentielles des scanners dédiés permet de ne pas avoir à revenir sur des documents électronique incomplets, qui doivent faire une nouvelle fois l’objet d’une numérisation.

Du document papier au fichier électronique

L’étape  de numérisation doit être imaginée la plus simple possible. L’utilisateur doit pouvoir scanner des documents et créer simplement des règles de construction de ses fichiers. Selon les scanners, il existe de nombreuses possibilités de créer des ruptures logiques entre les pages de vos documents : séparateurs pages blanches, séparateurs codes-barres, Patchcodes…

L’interprétation par le scanner automatise la séparation de vos documents en fichiers et réduit de fait les manipulations (ajouter ou intercaler des pages) à l’écran.

Scanner et caractéristiques

Choisir son scanner c’est avant tout : connaitre l’utilisation attendue (mobilité, outil centralisé pour les équipes, instrument individuel, …), comprendre ses caractéristiques techniques : taille du chargeur, vitesse de numérisation (à 300 dpi), capteurs ultrasons, mode de prise papier, pilotes (TWAIN & ISIS), capacité de production quotidienne…, fréquence de remplacement des consommables (rouleaux d’entrainement…).

Les bonnes questions à se poser lors de la recherche d’un outil de numérisation :

Quel est mon volume de pages à numériser au quotidien ? Donne une indication sur la vitesse du scanner ainsi que sa capacité quotidienne de production.

Quels sont majoritairement les formats à scanner ? Les 80% des formats doivent devenir la priorité pour le scanner. Format A4 mais aussi l’épaisseur du papier pour savoir si un scanner en “passage droit” est plus adapté qu’un scanner “à retournement”.

Le scanner reste un outil. Il ne faut pas sous estimer le temps d’analyse préalable pour comprendre la nature des documents à numériser (formats, épaisseurs, nombre de pages…) mais aussi les étapes de traitement qui devront être à réaliser (création de lots, OCR…). Il n’existe pas de mauvais scanner, par contre, très nombreux sont les outils qui ne sont pas adaptés aux projets clients.